Новосибирск, Казань, Ульяновск, Белгород — города, в которых мы, Neti, проводили митапы для разработчиков 1С. В 2022 году в список вошел и Краснодар, и организационно этот митап сильно отличался от предыдущих. Для участников всё выглядело также: кофе-брейк, доклады, общение со спикерами. В материале рассказываем, почему на самом деле все было по-другому.
Начало
Четыре компании из сферы 1С объединились, чтобы провести митап: ФТО, Neti, Первый Бит, Портал Юг. Правильнее сказать, что ФТО объединили всех для партнёрства по конференции «на1С». Это бренд, под которым они всегда проводят такие ивенты. Нам в Neti привычнее говорить «митапы», но здесь мы будем использовать строгий термин «конференция». Условия партнёрства: 4 организатора, которые в равных долях делят финансовую и организационную нагрузку. На финале затраты выравниваются через взаимный перерасчет.
Обязанности разделили, для контроля статуса и обсуждения рабочих вопросов собирались каждую неделю на звонки в Zoom. Иногда реже, если кто-то уходил в отпуск или начинались затяжные праздники. Тогда оргвопросы перетекали в чаты по зонам ответственности, например, промо, сценарий, площадка, внешние спикеры.
Площадка и непредвиденные обстоятельства
Мы планировали организовать 2 зала: для разработчиков и для консультантов-аналитиков. Оптимистичный прогноз по оффлайн-участникам был 230 человек, из них 150 разработчиков в один зал, 80 консультантов-аналитиков в другой. От этих цифр и «плясали».
Вместимость площадки, удобная навигация между залами, наличие зоны для кофе-брейка и регистрации, парковка, техническое оснащение для онлайн-трансляции и ещё много мелких критериев, которые было важно учесть. Выбор площадки оказался одной из самых сложных задач. Если смотреть на варианты сейчас, то кажется, что это был выбор без выбора.
Внимательные участники заметили, что за пару недель до конференции место проведения поменялось. Так бывает, когда работаешь с необязательными подрядчиками.
Как это выглядело для участников: пришло письмо о смене локации и они просто ехали по другому адресу.
Как это выглядело для организаторов за пару недель: паника, паника, глубокий вдох-выдох и решительные действия в ускоренном темпе. Потому что за меньшее время нужно перестроить целую цепочку других вопросов, связанных с площадкой. Значит вся работа, сделанная ранее, просто обесценивается, КПД = 0. Мы начали действовать с новыми вводными: заново договариваться с подрядчиками и пересматривать смету конференции.
Спикеры и внешние гости
С партнёрами разбили доклады по блокам «Разработка» и «Аналитика». Договорились, что каждый предлагает трёх спикеров, плюс дополнительно ищем троих внешних. В финале получилось 6 внешних экспертов: Петр Грибанов, 1С; Юрий Лазаренко, «Цифровой кот»; Сергей Наумов, WiseAdvice; Антон Дорошкевич, ИнфоСофт; Илья Отькало, CORS Academy; Николай Толстошеев, IBS.
Каждая компания индивидуально работала с докладчиками: от выбора темы до технического прогона доклада. С внешними просто согласовывали темы и ждали материалы согласно дедлайнам.
Изначально делали ставку на безбюджетное продвижение конференции. Подготовили выборку Telegram-каналов, сообществ во ВКонтакте и популярных персон из мира 1С. Искали контакты владельцев, писали им и рассказывали про программу конференции, договаривались. Нас поддержали профильные страницы в запрещенных социальных сетях, а также Telegram-каналы:
- Руководители 1С:Франчайзи. Неформальная → t.me/franch_1c
- CIO: канал IT руководителей → t.me/cio_channel
- Желтый клуб → t.me/yellowclub_official
- 1С:Предприятие 8 → t.me/onecv8
- WiseAdvice-IT — новости из мира 1С → t.me/WiseAdviceIT
Ещё раз огромное спасибо! Мы ценим вашу безвозмездную информационную поддержку! Благодаря вам мы смогли набрать 285 регистраций!
Выделить бюджет на продвижение все-таки пришлось: зашли на 2 недели с баннером на главную страницу форума Миста, плюс сделали почтовую рассылку по базе предыдущих участников конференции в Краснодаре.
Провал в онлайне, которого не ждали
Онлайн-трансляция конференции в Омске, которую ФТО проводили сами, собрала 250 участников. Совокупно за всю конференцию было до 800 уникальных зрителей из 8 стран. Нарекания по качеству связи тоже были, но участники все же подключались и слушали доклады.
Цифры впечатляющие, поэтому на трансляции мы с партнерами решили не экономить. В каждом зале на протяжении всей конференции работали 2 оператора плюс 2 технических специалиста. Трансляция шла в социальной сети ВКонтакте. Ссылки на трансляцию заранее рассылали по почте, размещали анонсы в Telegram-каналах, на страницах сообществ и корпоративных чатов всех организаторов.
Итоги: онлайн-трансляцию совокупно посмотрели 50 участников. Трансляция секции «Разработка» в начале собрала 23 человека, на пике держалось 39. Потратить весомую часть бюджета на трансляцию и получить такие цифры было грустно. Мягко говоря, грустно.
На август 2022 года записи трансляции набрали: в секции «Разработка» — 617 просмотров, в секции «Аналитика» — 543 просмотра.
Запись трансляции в дальнейшем разбили на отдельные видео каждого докладчика. Радует количество просмотров на канале «Аутсорсинг 1С». Если вы пропустили, то переходите на канал и смотрите доклады в отдельном плейлисте «Конференция для специалистов 1С в Краснодаре, 21 мая 2022».
Итоги в цифрах, фидбэки
285 регистраций на офлайн, из них дошли 187 участников! Если в процентах, то явка на конференцию составила 65,6%, не пришли 98 человек — 34,4%. Для справки: 30-40% явки на офлайн-мероприятие считается нормой.
Оставили обратную связь 95 участников, это 50,8% от числа явки. Из них на максимальный балл «5» оценили конференцию 57,1%, на «4» — 37,4% опрошенных, на «3» — 5,5%.
Отдельное спасибо тем участникам, которые оставили развернутую обратную связь. Благодаря ей мы сможем улучшить следующую конференцию. Все отзывы анонимные, поэтому делимся как положительными, так и отрицательными.
— Отличная конференция! Всё было организованно очень хорошо, место для такого количества участников идеальное. Доклады действительно актуальные, интересные и хорошо подготовленные. Ведущие, программа, кофе-брейки — всё на уровне! Особенно, здорово, что участие бесплатное (жирный «+» по сравнению с Инфостартом и семинарами от «1С»)
— Всё организовано на высоком уровне
— Конференция просто потрясающая, больше спасибо всем организаторам
Что стоит улучшить в будущем:
— Сидеть без спинок в секции разработки было неудобно
— Была on-line, качество трансляции оставляет желать лучшего
— Не допускать доклады на тему «Как мы вели проект», если в нëм идëт обычное пересказывание без каких-либо советов. «У нас возникла вот такая проблема с учëтом и 1 сотрудник еë решил» (Как, хоть кратко скажи) Похоже на сабж в Мисте и от этого скучно и грустно.
Благодарность партнерам
Раньше мы проводили митапы самостоятельно и все организационные вопросы ложились на хрупкие плечи наших HR. Они, конечно, девушки находчивые и сообразительные, но делать мероприятие такого масштаба с нуля все-таки тяжеловато.
Конференция «на1С» в Краснодаре дала нам новый опыт партнерства. У каждой компании-организатора своя культура, атмосфера и принципы работы, но вместе мы — сила и крепкое комьюнити 1С-ников. Нам все понравилось, участникам, судя по фидбекам, тоже. Не видим причин не повторять этот опыт. Поэтому до скорых встреч на конференциях для разработчиков 1С!
