В Neti для развития компании существует проект «Есть ИДЕЯ!». Каждый сотрудник может поделиться мыслями, как сделать компанию лучше, а коллег счастливее. Как работает проект и какие инициативы были воплощены, рассказываем в статье.
Как появился проект «Есть ИДЕЯ!»
Проект «Есть ИДЕЯ!» появился в 2012 году.
— Я изучал подходы японских предприятий, таких как Toyota, к постоянному улучшению, — вспоминает Олег Халилов, директор группы компаний Neti. — Чтобы вдохновить работников искать узкие места и предлагать идеи, которые сделают производство быстрее и дешевле, в цехах или на заводах ставят ящики. Сотрудники пишут на бумаге идею и бросают в него. Потом предложения по улучшению работы компании рассматривают, реализуют, а авторов поощряют премиями. Мы стали думать, как это применить в нашей ИТ-компании и сделали виртуальный «Ящик идей» в JIRA.
Первый год проект пользовался огромной популярностью у коллег. Тогда в компании было всего 15 человек и все работали из офиса, поэтому в основном предложения касались офисной жизни: поставить москитные сетки на окна, купить цветы в горшках, повесить электрическую сушилку для рук или держатель для бумажных полотенец в туалете. Большинство задумок быстро реализовывали либо сами авторы, либо руководители.
Neti расширялась, и количество поступающих идей выросло в несколько раз. Некоторые задумки были очень сложными и требовали времени, сил и внимания. За них никто не хотел браться, поэтому появлялись заброшенные проекты. Чтобы такого не происходило, решили найти человека, который бы отвечал за воплощение идей. Первым куратором стала Света, консультант 1С. Она занималась проектом с 2018 по 2020 год.
— Я работала в Neti пять месяцев, когда объявили, что ищут куратора проекта «Есть ИДЕЯ!», — рассказывает Света. — Мне понравилось описание: говорилось, что если возьмешь роль, то глубже погрузишься во внутреннюю кухню компании и поможешь ей развиваться. Я тогда занималась только основной работой, и мне хотелось больше узнать о Neti, делать что-то значимое и полезное для коллег. Я стала куратором. Мне объяснили, что проект «Есть ИДЕЯ!» появился, чтобы каждый мог что-то предложить, посмотреть, как на задумку отреагируют коллеги, и получить поддержку. Проект позволяет сотрудникам раскрыть потенциал, проявить активность и ощутить, что их мнение значимо. Для компании он тоже полезен: благодаря ему появляется новое, то, что помогает стать лучше и прогрессивнее.
С июня 2020 года «Ящик идей» курирует Марина, консультант 1С.
— Я решила заменить Свету, потому что хотела разобраться, как работает проект, — говорит Марина. — Всегда было интересно, что происходит после того, как пользователи нажали кнопку «Есть ИДЕЯ!» и заполнили форму. Плюс кураторство — это возможность почувствовать себя частью Neti и больше участвовать в жизни компании. Меня вдохновляет, что кроме основной работы я могу заняться другими проектами и попробовать себя в разных ролях.
За время существования проекта в «Ящик идей» поступило 503 предложения по развитию компании, 69% из них частично или полностью реализованы.
С 2012 по июнь 2020 года в «Ящик идей» поступило 503 идеи по улучшению работы компании
Как работает проект
Предложить идею просто: нужно зайти в JIRA, щелкнуть на кнопку «Есть ИДЕЯ!» и заполнить форму, которая откроется после нажатия. Дальше инициатива попадет в «Ящик идей».
Раньше за реализацию предложений отвечал куратор: он сам смотрел в JIRA, есть ли отклик у коллег, искал исполнителей и контролировал их работу. Из-за этого идеи воплощались долго, было много заброшенных проектов.
С февраля 2020 года процесс изменили. Теперь решение о реализации принимают круги холакратии. Заполняя форму для «Ящика идей», автор может выбрать, к какому кругу отнести предложение, или оставить поле незаполненным. Во втором случае куратор сам определит круг и перенаправит инициативу секретарю.
Иногда участники круга быстро решают, брать ли идею в работу, обсудив ее в скайп-чате — в этом случае автор получает ответ в течение дня. Если задача объемная и сложная, ее выносят на еженедельную встречу и уже там принимают решение. Бывает, что задумка кругу подходит, но самостоятельно он ее воплотить не может. Тогда инициативу отправляют кругу General.
Все идеи, которые попадают в «Ящик», делятся на такие категории:
Улучшают атмосферу в компании: провести конкурс на корпоративе, изменить схему расчета полугодового бонуса. Воплощение таких предложений не приносит прибыли бизнесу, но повышает настроение сотрудникам.
Увеличивают доходы или уменьшают расходы компании: открыть новое направление, создать для клиентов услугу, которой раньше не было. К примеру, менеджер проектов предложил переделать сайт направления Мобильной разработки. Раньше он был некрасивым, непонятным, с устаревшими шрифтами и косыми изображениями. Вид сайта мог отталкивать потенциальных клиентов. Сейчас его сделали удобным и современным.
Повышают клиентоориентированность: улучшить магазин Neti.Store, отправить клиенту подарок, написать заказчикам сообщения со словами поддержки. Когда началась пандемия, коллеги придумали разослать клиентам письма, спросить, как у них дела, и предложить помощь.
Упрощают работу сотрудников. Сюда относится все, что может сделать работу быстрее и легче. Например, чтобы тратить меньше времени, коллеги придумали заполнять часы в JIRA не через саму систему, а через чат-бот Скай-Neti и телеграм. Разработка этого функционала в планах.
Прочие. Это идеи, которые не входят в другие категории. Например, Саша, менеджер клиентского сервиса, предложила заменить одноразовую посуду в казанском офисе на многоразовую. Раньше после посиделок оставался мешок пластиковых стаканчиков и тарелок, теперь такого нет. Задумка Саши не несет явной пользы компании: она не повышает доходы, не уменьшает расходы, не облегчает жизнь сотрудников, но ее реализовали, потому что она близка нашим ценностям и помогает сделать мир вокруг лучше.
Какие предложения по улучшению компании реализуют
Идею берут в работу, если она соответствует трем факторам:
1. Польза. Все предложения, которые поступают в «Ящик идей», интересные, но не все полезные. Пригодится инициатива или нет, решают в комментариях. Например, была идея раз в неделю приглашать в казанский офис инструктора по йоге, чтобы заниматься в обеденный перерыв. Обсуждение в комментариях показало, что коллегам такой вариант не подходит: в переговорных мало места, тренироваться в обед неудобно, а от занятий раз в неделю толку не будет. Задумку доработали — решили приглашать в офис массажиста.
2. Есть ресурсы для реализации. Некоторые задумки очень затратные. Чтобы создать новое направление или разработать приложение, требуется много денег, времени и специалистов, поэтому прежде, чем браться за реализацию такого предложения, взвешивают все за и против.
3. Востребованность. Многие идеи и полезны, и малозатратны: провести онлайн-хакатон, обучающий вебинар или конкурс забавных футболок на ИТ-тему. Но в этом случае требуются участники, и решение о том, проводить мероприятие или нет, принимают, если видят заинтересованность коллег.
— Некоторые идеи остаются с нами даже после того, как автор покидает компанию, — говорит Света. — Например, проводить игру «Тайный Санта» в 2018 году придумал сотрудник, который уже не работает в Neti, и она стала традицией. В 2019 году в ней приняли участие 63 человека. В этом году игра тоже будет, потому что коллеги с удовольствием обмениваются подарками.
Коллеги о проекте «Есть ИДЕЯ!»
Сотрудники Neti рассказывают о своих идеях по улучшению работы компании и делятся мнением о проекте.
Гузель, менеджер
В садике у ребенка узнала об акции «Сдай батарейку — спаси ежика». Ее проводят во многих детсадах, школах, колледжах и университетах. Из-за одной выброшенной батарейки погибает два дерева, два крота и один ежик. Я подумала, почему бы не организовать похожее в казанском офисе. Закинула идею в JIRA, коллеги поддержали. Принесла коробку и поставила на видном месте. Теперь можно приносить севшие батарейки из дома и бросать туда. Когда коробочка заполнится, я сдам их на переработку. Меня греет мысль, что сотрудники перестанут выбрасывать батарейки. Это маленький шаг к спасению нашего мира от загрязнения.
Еще я предлагала поменять освещение в зоне отдыха с холодного белого, как в больнице, на более теплый цвет, чтобы стало уютнее, а у людей отдыхали глаза. Мы купили лампочки, но не угадали с цветовой температурой — взяли слишком теплый желтый цвет, которого не хватает, чтобы осветить всю комнату.
Надеюсь, другие мои задумки тоже воплотятся. Здорово делать мир лучше, и хорошо, что у нас этому содействуют. Даже с теми же лампочками для зоны отдыха. Мне дали попробовать. Не получилось. Но попытка была, и мне нравится, что наша компания поддерживает сотрудников.
Александр, разработчик 1С
Здорово, что в компании есть такой проект. Можно поделиться идеями по улучшению и быть уверенным, что в компании их не завернут сразу, а обдумают.
Я часто что-то предлагаю. Для меня это один из способов самореализации. Хочется себя проявить, показать, что есть еще порох в пороховницах. Если задумка вызывает бурное обсуждение в комментариях, вообще классно!
Недавно я предложил провести вебинар, чтобы рассказать, как веду учет рабочего времени и организую файлы на проекте. Коллеги меня поддержали, я выступил и поделился своей таблицей для учета времени. Надеюсь, кому-то она поможет быстрее заполнять JIRA и не путаться в задачах.
После летнего корпоратива 2019 года придумал создать в личном кабинете 1С отчет «Знакомство с сотрудниками». Его я сделал сам. Если в личном кабинете зайти во вкладку «Знакомство с сотрудниками», программа рандомно выведен информацию о трех коллегах: имя и фамилию, возраст, должность и фото. Так можно узнать о людях, с которыми работаешь, что важно на удаленке. Правда, пока в отчете в основном 1С-ники. Фотографий ребят из других направлений не хватает, но, думаю, в будущем мы это исправим.
Еще предлагал доработать сервис «Сотрудники на карте». Раньше в JIRA была ссылка «Сотрудники на карте», при нажатии на которую открывалась кастомная гугл-карта. На нее вручную наносили людей. Карту не успевали обновлять, поэтому информация на ней не соответствовала действительности: отображались уволенные сотрудники, а новеньких не хватало. Я закинул идею назначить меня куратором проекта. Началось обсуждение, и Андрей Макаров предложил автоматизировать процесс с помощью Яндекс.Карты. Теперь сервис «Сотрудники на карте» строится автоматически по данным нашей учетной системы. Можно посмотреть, кто где живет, и найти коллег из своего города.
Рустем, разработчик React Native
Проект «Есть ИДЕЯ!» мне нравится. Он появился, чтобы делать жизнь сотрудников легче, устранять из их работы то, что мешает или раздражает. Заметил, что в последнее время задумки долго реализуются. Раньше, лет 5 назад, идею воплощали максимум за месяц, сейчас ей могут заниматься несколько месяцев. Возможно, это связано с тем, что нас стало больше и количество предложений увеличилось. Но несомненный плюс проекта в том, что если предлагаешь стоящую идею, ее поддержат и реализуют без лишних обсуждений.
Моя недавняя задумка — сделать библиотеку в офисе. Было бы здорово в перерыв отвлечься и почитать что-нибудь полезное для профессионального развития или взять книгу домой на выходные. Коллеги идею поддержали.
Идея частично реализована. Я написал список книг, которые хотел бы видеть в офисе. Каждый месяц на закупку книг компания будет выделять определенную сумму. В первую очередь решили купить «Совершенный код» Стива Макконнелла, «Не заставляйте меня думать» Стива Круга и «Дизайн привычных вещей» Дональда Нормана. Со временем мы соберем большую библиотеку.
Андрей, разработчик 1С
Мой принцип — быть режиссером своей жизни. Если что-то не устраивает, я не сижу и жду, пока кто-нибудь что-то сделает, а стараюсь исправить ситуацию. Проект «Есть ИДЕЯ!» помогает изменить в лучшую сторону то, что не нравится или мешает работать.
Я предложил создать в облаке папку с обработками с Инфостарта. Раньше, чтобы получить нужную обработку, надо было писать разработчику, который администрирует корпоративный аккаунт на Инфостарте. Теперь, когда есть папка в облаке, каждый разработчик может сам посмотреть, если ли там нужная обработка, и не ждать ответа администратора.
Еще я закидывал идею доработать чат-бот Скай-Neti, чтобы разработчики могли через него задавать вопросы коллегам. Человек в чат-боте описывает проблему, прикладывает скриншоты и просит других 1С-ников помочь. После этого создается ветка в Confluence, а всем 1С-никам в Skype приходит уведомление о новом вопросе и ссылкой на ветку в Confluence. Программисты могут перейти в Confluence и помочь коллеге в комментариях. Автору вопроса будет приходить уведомление о новых ответах.
У нас есть внутренний скайп-чат 1С-Neti для вопросов и взаимопомощи. Беда чата в том, что там информация не структурируется: человек пишет вопрос, на него отвечают пять программистов, потом появляется новый вопрос, на него снова кто-то отвечает. Данные путаются и теряются в череде бесконечных сообщений, а у участников чата постоянно всплывают уведомления. Меня они сильно отвлекали, поэтому я их отключил, но хотел бы получать вопросы разработчиков.
Мою задумку частично реализовали: уже можно задать вопрос через чат-бота Скай-Neti, но уведомления о новых ответах авторам пока не приходят. Жду, когда доработают.
В целом проект «Есть ИДЕЯ!» — отличная возможность постоянно улучшать процессы в организации. Такая система должна быть в каждой компании.
Дмитрий, разработчик Microsoft Dynamics AX
Пока в проекте я участвовал один раз, но с интересом знакомлюсь с предложениями коллег. Иногда читаю и думаю: «Ого! Почему мне это в голову не пришло?!». Здорово, что люди в компании открыто делятся задумками, и у нас это приветствуется.
Я пытался подписаться на рассылку на сайте Axapta, чтобы статьи присылали на почту, но функционал не работал. К тому же получать ссылки по электронке, потом переходить в блог и там читать материалы неудобно. Я подумал: почему бы не создать канал в Телеграм со статьями из блога AX? Мессенджер есть почти у всех, в нем комфортно читать лонгриды. Мою идею поддержали и предложили мне самому ее реализовать. Я два дня поизучал информацию и создал телеграм-канал, на котором выходят материалы по AX.
Пока наш канал закрытый и доступен только коллегам из Neti, но его скоро добавят на сайт, и любой желающий сможет на него подписаться. Думаю, он будет иметь успех: до нашего каналов с качественными техническими статьями по Microsoft Dynamics AX я не встречал.
Николай, разработчик 1С
Знакомые попросили у меня ссылку на сайт и номер Neti. Я залез на наш сайт и не сразу разобрался, где найти нужную информацию. Минут 15 искал номер телефона.
Тогда подумал, почему бы не сделать в личном кабинете кнопку «Пригласить клиента», и закинул предложение в «Ящик идей». Потом засомневался, решил, что это никому не нужно. Но когда проект начал развиваться, мне стало так приятно. Вдохновляет, когда видишь, что на твои идеи не наплевать и они действительно важны.
Задумку реализовали даже интереснее, чем предполагал. Я думал, что у каждого сотрудника будет код, который нужно вставлять в ссылку. Но в итоге сделали кнопку в личном кабинете, которая сразу генерирует ссылку на сайт с контактами и формой обратной связи нужного направления. Никаких дополнительных заморочек — взял ссылку и отправил. Очень удобно. Шикарно получилось.
Я считаю, что проект «Есть ИДЕЯ!» замечательный. Благодаря ему каждый сотрудник может внести вклад в развитие компании. В организациях, в которых я работал раньше, такой штуки не хватает.
***
В Neti поощряют коллег делиться предложениями по развитию компании. Даже если задумка не будет реализована, она может вдохновить кого-то придумать что-то новое. То, что сделает жизнь коллег проще, а бизнес прибыльнее.
