Павел занимается в Neti разработкой 1С. Помимо основной работы, ему нравится посещать профильные мероприятия. Например, такие, как Infostart event. После нескольких посещений этого мероприятия Павел задумался провести что-то подобное в своём городе, во Владимире. И идея воплотилась! В этой статье он делится советами, как организовать конференцию для разработчиков и консультантов 1С в своем городу.

В данной статье я расскажу что необходимо иметь в виду для организации конференции по 1С в своём городе. Это своего рода «чек-лист», основанный на личном опыте — бери за основу и делай ещё лучше!)
Перед тем как перейти к инструкциям, расскажу немного предыстории — кто я, что меня сподвигло задуматься о проведении конференции и благодаря чему это мероприятие состоялось! Обещаю читателя не утомлять 🙂

Кто я?!

В сферу 1С я попал ещё будучи студентом 4го курса — пришёл без опыта работать в местный франч (лидер местного Владимирского рынка). Я отработал там порядка 10ти лет и прошёл путь от стажера до заместителя директора по развитию. На инфостарте я зарегистрирован с 2007 года, поэтому когда в 2012 году прочитал новость о первом IE, мне очень захотелось его посетить. Договорившись с работодателем, я приехал на это грандиозное мероприятие и был сильно воодушевлён! В то же время мне в голову закрался вопрос — «А почему бы не провести аналогичную встречу, пусть не таких масштабов, но у нас во Владимире?!». Я обсуждал эту идею с коллегами, но были сомнения, опасения и не было инициативы и поддержки. Поэтому идея продолжала быть всего лишь у меня в голове, обостряясь с каждым посещением Infostart event.

Переломный момент случился на крайнем инфостарте — в 2018 году. Оказалось, что из Владимира там было порядка 10–15 человек (это только те, с кем я общался)! И за совместным с коллегами-земляками обедом в ресторане с видом на «Аврору» я в очередной раз озвучил свою идею встречи в нашем городе. В этот раз было больше согласных, чем сомневающихся. Но по привычке, после приезда домой, я задвинул эту идею в дальний ящик…

Каково было моё удивление, когда спустя некоторое время мне «прилетел» от коллеги вопрос типа «ты говорил что-то про организацию встречи 1С-ников? давай сделаем?!». Надя, спасибо тебе!)
И мы вместе взялись за организацию мероприятия для 1С-ников в нашем городе. Мероприятие прошло 30 марта и сейчас могу с уверенностью сказать, что прошло оно успешно! Более того — мы будем продолжать его проводить, при этом пробуя разные форматы!

Ну а теперь с радостью делюсь с вами тем, что было необходимым для организации и проведения встречи 1С-ников.

Что необходимо?

Идея и цель

Я придерживаюсь рационального мнения, что у каждого действия должна быть цель и центральная идея, которые будут двигать процесс. У меня не было мысли заработать на конференции. Хотелось создать культуру «тёплых ламповых» встреч 1С-ников, на которых люди будут знакомиться, делиться своим опытом, знаниями и помогать друг другу.

Ни в коем случае не навязываю никому свою точку зрения — каждый волен выбирать себе свои цели (личностные, финансовые, общественные, …), но главное —обязательно должно быть то, ради чего вы это будете делать.

Бюджет

Без денег никуда… Мы понимали, что дело это затратное и не окупится в денежном эквиваленте для нас никак. Поэтому мы договорились о психологической планке финансовых затрат — по 20 000 рублей с человека. Итого — максимум 40 000 рублей. Скажу честно: были мысли провести это мероприятие «под флагом»Neti. Более того, в ходе организации мероприятия поступало ещё предложение о спонсорстве от местной компании. Но мы для себя решили, что мероприятие должно быть независимым и придерживаемся этой линии и сейчас. Читайте статью до конца — я укажу фактическую сумму затрат на организацию конференции.

План-график

Без наличия плановых сроков завершения очень легко протянуть даже с самой простой задачей. Уверен, что каждый из вас с этим согласится, опираясь на свой опыт. А качественная организация мероприятия — дело отнюдь не простое. Поэтому план-график просто необходим! Мы его сделали и даже старались придерживаться. Не скажу, что это у нас прямо здорово получалось, но наличие перечня, что надо сделать, и примерных сроков позволило нам ничего не упустить из вида.

Название и логотип

«Как корабль назовёшь, так он и поплывёт». Было много копий сломано на этом шаге. Попробуйте-ка придумать название встрече 1С-ников, которое будет носить смысловую ассоциацию и будет нравиться. Вариантов было девять. В итоге победил десятый. Оазис — место, где можно отдохнуть от тяжёлых будней и расслабиться.

Кстати, по этому поводу предлагаю «похоливарить» в комментариях! Давайте обсудим — насколько важно название? Или главное — наполнение?

Рисование в виде набросков я очень люблю. Поэтому достаточно легко набросал карандашом своё видение логотипа, а дизайнер привнёс свой профессиональный взгляд и оформил несколько вариантов логотипов. Нам осталось выбрать финальный вариант, который будет украшать наш клуб!

Формат

Вообще, изначальная цель предполагала клубный формат. Но мы понимали, что «клубу» надо с чего-то зародиться. Поэтому было принято решение организовать однодневный семинар/конференцию. Но в то же время было желание с самого начала закладывать участникам мысль о «клубности» мероприятия. Как мне кажется, это в итоге сыграло нам в минус — на призыв «приходи на первую встречу 1С-ников во Владимире» люди реагировали неохотно. Гораздо с большим желанием люди записывались на «семинар». Но это неточно 🙂

Спикеры

Очень важная составляющая семинара/конференции — это спикеры. Многие участники различных мероприятий приходят с целью «послушать и увидеть „вот этого человека“, а заодно и другие темы посетить». Мы не ждали от 1С-ников волшебства… В то же время не были готовы нанимать именитых спикеров по финансовым соображениям. Тут нам помогли друзья и знакомые. С кем-то из спикеров работали раньше, с кем-то — сейчас, конечно же, договорились выступить сами. Спасибо большое Диме Зеленчуку за моментальное согласие на предложение выступить с докладом на нашем мероприятии.

Заслуга инфостарта в поиске спикеров тоже есть — благодаря эвентам, я познакомился с Александром Беловым, который охотно согласился приехать и выступить на нашем мероприятии. Каждому спикеру говорю отдельное Спасибо!

Уверен, что каждый из вас имеет в своём окружении не одного человека, которые могут поделиться с коллегами чем-то интересным. Не стесняйтесь предлагать им поделиться этим опытом. Найти людей, обладающих ценным опытом в нашей сфере достаточно легко и, как правило, все они достаточно лояльны к интересным предложениям.

Темы

Спикеры — это важно, а ещё важно и то, о чём они будут рассказывать. При выборе тем опирались на то, чтобы они были актуальными и попадали в целевую аудиторию. В то же время хотелось сохранить индивидуальность и эмоции в каждом докладе. Поэтому было решено подобрать каждому докладчику комфортную тему (экспертную, но не оторванную от реальности) и не навязывать структуру, наполнение, шаблоны презентаций. Всем было озвучено стандартное время выступления — 30 минут + 15 минут для ответов на вопросы. Было внутреннее ощущение, что идеально сделать не получится, поэтому решили регулировать длительность докладов «по месту».

В итоге темы поделились на «профессиональные» и «личностные», а одну из тем оформили в виде баттла — «удалённая работа против работы из офиса». На мой взгляд, получилось достаточно живо и интересно.

Площадка для регистраций

Когда определены формат, спикеры, и темы, необходимо обеспечить возможность людей записаться. Мы рассматривали разные варианты — свой сайт, группа в ВК, «встреча» в ВК, сайты мероприятий.
В итоге так как изначально планировалось сделать мероприятие регулярным, решили сделать свой сайт со своим доменным именем. Оказалось, что есть классный конструктор сайтов https://tilda.cc, который позволяет настроить всё очень быстро. Рекомендую!

Параллельно решили создать встречу в ВК — для большего охвата аудитории. В итоге это сыграло с нами злую шутку, но об этом позже.

Реклама

Конечно, очень хотелось, чтобы на наше мероприятие пришло как можно больше 1С-ников. Поэтому мы использовали несколько каналов продвижения: запустили рекламу на инфостарт, рекламу в ВК, сделали рассылка по e-mail, разослали персональные приглашения в ВК и реале. Небольшие комменты по каждому каналу.

Инфостарт. Я запустил баннер с таргетингом по региону (за $m). Оказался очень плохой выхлоп по причине того, что у нас в области очень мало провайдеров с местными IP. В основном — московские и нижегородские. А принадлежность к региону, как выяснил у техподдержки, на инфостарте определяется по IP.

Реклама в ВК. Покупали рекламу в профильных группах с таргетингом по региону. Могу положительно отозваться — канал привлечения работает достаточно хорошо. Только вот групп профильных очень мало…

Рассылка по e-mail. За время работы в сфере 1С, у нас накопилось немало контактов. Это и бывшие коллеги, и соискатели, которых собеседовали во франч, и знакомства с различных мероприятий, и клиенты, и кто-то ещё. Всем им были отправлены письма при помощи сервиса рассылок https://sendpulse.com. Очень удобно и действенно.

Персональные приглашения. Приглашали знакомых лично, незнакомых находили через ВК и отправляли пригласительные сообщения. Старались делать это максимально ненавязчиво, но, бывало, встречали откровенное хамство в ответ. Мою коллегу это очень расстраивало.

В итоге, самым эффективным каналом оказалось «сарафанное радио». Но пренебрегать другими видами рекламы я бы не стал.

Подарки

Мы решили сделать приятный сюрприз спикерам — подарить им по полотенцу с логотипом Оазиса. Также договорились устроить розыгрыш трёх полотенец между участниками. Получилось красиво, весело и памятно.

Место проведения

Место очень важно! Идеально, чтобы оно было довольно просторным, светлым, оборудовано всем необходимым, позволяло провести кофе-брейк. Желательно, чтобы был отдельный вход и гардероб/вешалка.
Мы рассматривали несколько вариантов и остановились на оптимальном, с точки зрения затрат и оснащения. Зал был подходящим по размерам, чтобы комфортно разместить до 40 человек; имелось отдельное пространство для кофе-брейков. Вместо проектора с экраном был большой телевизор. Микрофоны с аудио-системой отсутствовали, но это компенсировалось низкими потолками и небольшим расстоянием от последнего ряда до выступающего. Благодаря этому создалась уютная аура клубного общения — когда для того чтобы тебя услышали, не нужен микрофон.

Фоторепортаж и видеосъёмка

Здорово, если у вас останется репортажная съёмка с мероприятия. Хорошо, если будет сделан проморолик. Ещё лучше, если у вас будет видеозапись докладов и онлайн-трансляция. И самый шик — когда у вас есть всё это вместе.

Я договорился о фотосъёмке на первую половину встречи. Хотели с оператором сделать промо, но не удалось. С видео тоже всё непросто — читайте ниже.

Расходники

Ну и, конечно же, не забыть уделить внимание мелочам.

  • Ручки, блокноты для записей.
  • Программа мероприятия, информация о спикерах — обязательно в электронном виде, доступная участникам для скачивания. Некоторое количество можно напечатать и разложить по залу в печатном виде.
  • Бэйджи — на шнурке, чтобы не повредить одежду участникам. Сами вкладыши печатал на своём принтере и резал сам — позволило сэкономить. Макет рисовал в paint.net, сделал небольшое различие между участниками, спикерами и организаторами.
  • Кофе-брейк — бутерброды, печенье, чай, кофе, сахар, тарелки, стаканчики, ложечки, пакеты для мусора. Бутерброды делали сами — опять же, в целях экономии.

Вроде бы, ничего не упустил. Но рассказ будет неполным, если я не расскажу о том, что было упущено и что можно было бы сделать иначе. Поэтому следующая тема…

Фэйлы

Отказ докладчика

У нас случился. Не скажу, что меня это выбило из колеи, но я был к этому не очень готов. Такую ситуацию надо предвидеть и иметь «план Б». У меня он был сформирован частично. Пришлось «по месту доработать напильником» и в результате нашли двух спикеров. Более того, оказалось, что некоторые из зарегистрированных участников тоже были готовы выступить. Поэтому обязательно предусмотрите «план Б»! Это может быть рассылка в духе «у нас отвалился один докладчик, займёшь его место?»

Плохая регистрация

Сюда отнесу сразу три момента. Первый — при создании сайта я упустил из виду отправку уведомления об успешной регистрации на почту участника. Это плохо! Были и жалобы, и повторные регистрации, и звонки типа «я отправил заявку, но мне ничего не пришло… Всё нормально?!».

Второй — это отголосок того, что регистрации у нас было две — в ВК и на сайте. Пришлось сводить список участников вручную и не всегда получалось однозначно определить кто есть кто.

Третий — использование «встречи» вместо «группы» в ВК. Логичнее было создать группу, в которую будут вступать участники клуба, и отдельно — встречу под конкретную дату. Если группу создавать сейчас, то вполне вероятно, что кто-то из участников «потеряется».

Финальная рассылка. Мы просто не сделали финальную рассылку с напоминанием о мероприятии. Никогда так не делайте! Обязательно напомните всем участникам о мероприятии, а если есть возможность — сделайте это голосом, позвоните! Я думаю, что если бы мы сделали это, то участников было бы больше.

Фоторепортаж и видеосъёмка

Мы думали об этом, думали… И не придали значения. А оказалось, что это очень важные моменты. Именно при помощи видео и фото можно популяризовать мероприятие в дальнейшем. Спасибо большое Андрею Макарову — он предложил использовать его телефон для трансляции мероприятия в режиме онлайн. Эти же видео были потом использованы для нарезки видеодокладов. Андрей, спасибо тебе огромное!
Уделите этому особое внимание — это будет визитной карточкой вашего мероприятия.

Проверка докладов

Её не было как таковой. Даже те доклады, которые присылали на проверку, мы не проверяли. Конечно, просматривали, но больше из интереса, чем чтобы что-то поправить. И в принципе всё получилось здорово. Кроме баттла. Оказалось, что оба спикера подготовили темы очень полно и сильно перекрывали друг друга. Поэтому доклады были затянуты и повторяли друг друга во многих моментах. Тем не менее у нас получилось вырулить ситуацию на позитив. Тут отдельное спасибо аудитории — участники активно вливались в беседу, отвечали и задавали вопросы.

В будущем же, скорее всего, будем вводить какую-то проверку докладов, так как есть подозрение, что в «первом эшелоне» спикеров участвовали очень активные, мотивированные и самоорганизованные люди, которым не требуются подсказки и проверки. Но это неточно! 🙂

Итоги

Небольшую статистику по мероприятию привожу на картинках:

Ну и, конечно же, как обещал — итоги по финансам. Организация мероприятия нам обошлась в 28 804 рубля. Ради справедливости стоит отметить, что за разработку логотипа, фотосъёмку и печать бэйджей мы не платили. Дизайнер и фотограф — мои друзья, а бэйджи печатали и резали сами.

В завершение хотелось бы отметить, что организация подобных мероприятий востребована, интересна, и в то же время сложность её относительна. Поэтому призываю вас — всех кто задумывался или задумался об этом — берите и делайте! Если есть вопросы — пишите, помогу, чем смогу.

Если же у вас есть опасения по поиску спикеров, сложности организации или финансовым расходам, не превращайте их в препятствия. Наша компания Neti заинтересована в создании таких мероприятий, и с радостью поможет вам с организацией мероприятия для 1С-ников в вашем городе.

Давайте все вместе сделаем наше сообщество ещё больше, ещё активнее и ещё дружнее!

Ссылки:
Группа в ВК -> 
Сайт клуба ->
Видео докладов ->
Презентации спикеров ->